Na jaren in financieel management vallen dezelfde patronen op. Niet bij beginners, maar bij mensen die het al lang doen.
Fouten die zichzelf herhalen
- De contingentie als vaste post behandelen. Zodra een reservepot elk kwartaal automatisch wordt gevuld zonder herbeoordeling van de onderliggende risicos, verliest het zijn functie. Het wordt een ritueel, geen instrument.
- Percentages kopiëren uit vorige jaren. Een contingentie van 8% op een bouwproject in 2021 zegt niets over een vergelijkbaar project in 2024. Materiaalkosten, levertijden en contractstructuren zijn fundamenteel veranderd. Wie het percentage overneemt zonder analyse, plant niet, maar gokt.
- De contingentie gebruiken als buffer voor slechte schattingen. Dit is de meest verspreide misvatting. Een contingentie dekt onvoorziene risicos, geen gebrekkige scope-definitie. Wie de twee door elkaar haalt, ziet zijn reserve halverwege het project al verdampen.
- Geen onderscheid maken tussen bekende en onbekende risicos. Bekende risicos horen in de basisraming. Onbekende risicos, de zogenaamde unknown unknowns, zijn het enige waarvoor een contingentie bedoeld is. Zonder dit onderscheid is de hele planning een black box.
- Vrijgave van de contingentie niet formaliseren. In de praktijk wordt een reservepot regelmatig aangesproken zonder goedkeuringsproces. Dat leidt tot sluipend verbruik dat pas zichtbaar wordt als het te laat is.
Wat dit in de praktijk betekent
Projectleider Wouter Declercq beschreef het treffend tijdens een interne audit: de contingentie was volledig opgebruikt nog voor de helft van het project was afgerond, omdat elke kleine overschrijding er automatisch op werd geboekt. Niemand had ooit een vrijgavedrempel vastgelegd.
Het probleem zat niet in het bedrag, maar in het ontbreken van een beslismoment. Dat is een ontwerpfout, geen pechgeval.